開業時に導入した’誰にでも操作できるシステム’のメリット

東町グラン歯科

熊本県 熊本市

１．最小限の時間とストレスの削減

　開業時から導入したアイデンスの電子カルテシステム｢Proseed SP｣は、マウスの動きやクリック数が最少で完結するように作られています。レセプトでは無くカルテをベースとした設計に基づき、「部位と処置」が一体化し、処置に応じた病名が適切に選択されるため、診療行為とレセプト病名が異なるというリスクが回避されています。更に、継続治療の入力時は、前回までの治療の流れから表示されるデータを参考に、最少のクリック数と時間で矛盾なく入力することができます。
　当医院では、ドクターが診療の合間に入力をしていますが、診療時間を奪われたと感じたことはありません。操作性の良し悪しが、ドクターの診療時間やスタッフの動きや教育時間、そして最も大切な患者さんへの対応時間に大きな影響を及ぼす要素になることを、改めて実感しているところです。

２．充実したアフターと自由なカスタマイズ

　「パソコンが苦手、今更慣れているレセコン会社を変更する考えは無い」という先生方も少なくないと思いますが、このシステムは再考するきっかけを与えてくれるのでは無いかと思います。もし、このシステムに変えて使い方に迷った場合、担当者やコールセンターの適切な対応によって、「入力を保留したまま患者を待たせる」と言った事態に陥ることはありません。また、万一アイデンス側が画面を見なければ対応できない事態になったとしても、医院側が承諾すれば双方で同じ画面を見ながらの遠隔操作によって、迅速に問題は解決されて行きます。
　更に、｢Proseed SP｣は医院の診療スタイルに細かくカスタマイズすることが容易にできるようになっています。入力の過程において必要な項目を加えたり、不必要な項目を削除したりすることによって、使って行く中で医院と患者さん毎の治療に合った、より適切な入力操作に進化させることができます。

３．スムースなオンライン請求

　昨年から、レセプト電算化請求に対する縦覧チェックがされるようになり、今後も厳しくなると思います。従って、保険要綱に基づいたカルテを正確に作成する必要があり、そのためには日々の入力時に過去を即座に検証する等のソフトが有効、且つ必須の機能と考えます。人は患者さんの全てを記憶できる訳ではありません。
　｢Proseed SP｣では、患者さんごとに保険算定上問題がある入力が行われた場合、即時にエラー表示で注意を促したり、種々の複雑な指導管理料なども正しく算定される為、入力ミスを事前に防ぐことができます。メッセージ等を無視した入力をした場合は、レセプトエラーチェックでカバーされているため、縦覧点検に対応するプログラムの活用を含めて、レセプトチェックに費やす時間や労力は少なく、開業月からのオンライン請求もスムースに対応することができました。

４．アポイントの取り方による効果

　開業時に予約システム「リザーブ２１」も導入し、総てのユニットでドクターと衛生士が患者さんのアポイントをとっています。当初は、入力に時間をとられ、診療等に悪影響があるのでは、と危惧していました。しかし、スタッフのスムースな動きを見て全くの杞憂に終わりました。患者さんの目前で画面に表示されるアポイント表に次回予約を入力することで、無断キャンセルの患者さんが少なく、遅刻する患者さんの大半が事前に電話してくださる結果に繋がっていると感じています。実際に直近の無断キャンセル率を計算したところ０．８％という驚異の結果でした。
　　｢Proseed SP｣と｢リザーブ２１｣の連動も工夫され、予約表から治療入力に移行することもできます。患者さんを｢Proseed SP｣の来院一覧から探す必要も無く、両システムによる相乗効果を実感しています。

５．診察券もデジタル化

　治療後にチェアサイドで予約を取り、受付に患者さんを誘導すると、既に次回診療日時が印字された診察券が出来上がっています。この診察券はリライタブルになっており、来院するたびに次回予約が上書きされ、最も避けたい待合室の待ち時間も最小限になっています。このシステムによって、手書きによる予約の取り間違え等の人為的なミスが発生することはありません。また、予約変更希望の電話がかかってきた際には、即座に患者情報が画面にポップアップされるため、アポイント帳をめくって患者名やカルテを探すといったアナログ対応も皆無となっています。
　予約のとり方や診察券をデジタル化するだけで、これ程、診療効率や患者との関係作りに大きく影響を及ぼすものか？と少々驚いています。

６．導入時の打ち合わせは入念に

　ここまで、当院が選択したシステムの利点ばかり述べてきましたが、導入前に確認イメージした期待と、実際に使用してみた現実に誤差は無く、本レポートに書ききれないメリットは・・・枚挙にいとまがありません。敢えてデメリットを挙げるなら、治療の流れや使用薬剤、ひいては自費診療の内容までの診療のシミュレーションをしっかりと行った上で入念な打ち合わせをしておかないと、カスタマイズの操作理解まで及んでいない開業時に、少々戸惑う羽目になること位でしょうか？
　末筆となりましたが、アイデンスのシステムは、パソコンが得意な先生はもちろん、苦手な先生にも、スタッフ共々、正に‘誰にでも操作できるシステム’の完成型に達しており、何よりお金には換算できない時間や健康に影響を与えるストレス軽減のメリットを実現し得るシステムとして、お勧めすることができます。